โดย Mou Sikharin
ด้วยที่หมูต้องทำงานกับคนจำนวนมาก เพื่อให้บรรลุเป้าหมายในแต่ละโครงการ (น่าจะทำมาแล้วไม่ต่ำกว่า 15 โครงการนะ 🤔) มีทั้งสิ่งที่เป็นความสำเร็จและความผิดพลาด เลยขอแชร์ไว้ค่ะ ว่าเวลาที่ต้องบริหารจัดการเพื่อให้คนจำนวนมากร่วมมือกันทำงาน มีสิ่งใดที่น่าจะเป็นปัจจัยสำคัญให้เกิดความร่วมมือบ้าง
- สำรวจทัศนคติตัวเองก่อน ว่าพร้อมทำความเข้าใจในข้อจำกัดของระบบ ของคน ของใดๆ ที่เกี่ยวข้องหรือไม่ – แล้วพร้อมเติมเต็มในสิ่งเหล่านั้นไหม เช่น ระบบคอขวดที่เราต้องเตรียมเวลารอมากขึ้น แล้วคิดต่อว่าระหว่างรอเราทำอะไรเสริม/เพิ่มเติมได้บ้าง หรือ คนที่เข้าใจในสาระสำคัญส่วนงานของเราไม่มากนัก เราจะเติมเต็มด้วยวิธีไหนที่จะเกิดผลกับคนนั้น กลุ่มคนนั้นได้ดีที่สุด ทั้งนี้ สำรวจล่วงหน้าเพื่อให้หัวใจเราขยายพื้นที่ไว้เพื่อรองรับกับใดๆ เหล่านั้น มันจะทำให้แผนเราเคลื่อนตัวอย่างทันปัจจุบัน ยืดหยุ่น และกดดันกันและกันน้อยที่สุด สิ่งที่จะได้ตามมาคือความรู้สึกเข้าใจอย่างยอมรับซึ่งกันและกัน
- เตรียมสาร กระชับ ครบถ้วน และเข้าใจง่าย เพื่อทำให้คน/กลุ่มคนเข้าใจตรงกัน เห็นภาพเดียวกันได้มากที่สุด ไม่ว่ากลุ่มคนจะเล็กหรือใหญ่แค่ไหน สารที่ดีและวิธีการสื่อที่ดีสำคัญเสมอ เพราะปัญหาที่พบบ่อยและสร้างแรงผลักใส่กันได้มากที่สุด คือ ช่องว่างการสื่อสาร เราต้องคิดล่วงหน้า มองอย่างเห็นภาพในแต่ละขั้นตอน แล้วย่อยให้มันเข้าใจได้อย่างง่ายที่สุด กระชับที่สุด เท่าที่เราจะทำได้ และสื่อออกไปแบบทวนสอบว่าภาพที่เห็นตรงกันไหม แต่ละฝ่ายคิดเห็นอย่างไร เพื่อไม่ตกไปสู่หลุม ‘เข้าใจว่าเข้าใจตรงกัน’ ซึ่งการพูดคุยเป็นการสื่อเพียงระดับหนึ่ง ควรประกอบด้วยอักษรและภาพที่สอดคล้องกัน เพื่อให้คนรับรู้ผ่านประสาทสัมผัสทั้งทางหูและทางตา ยิ่งสื่อผ่านประสาทรับรู้หลายช่องทาง (หู ตา จมูก กาย ใจ) ที่มีเนื้อหาสารเดียวกัน โอกาสในการจดจำและเข้าใจอย่างลึกซึ้งจะเพิ่มยิ่งขึ้น
- ทำเป้าให้ชัดและวางไว้บนพื้นที่แห่งความยืดหยุ่น เพื่อให้แต่ละฝ่ายได้มีพื้นที่ออกแบบวิธีการ/กิจกรรมในแบบของตัวเอง ที่สอดคล้องกับเงื่อนไข ศักยภาพ หรือข้อจำกัดที่แตกต่างกัน ในขณะที่ยังสามารถเดินไปสู่เป้าหมายเดียวกันนั้นได้ โดยมีกรอบเวลาแบบพอบวกลบได้เป็นเครื่องมือกำกับ เพราะหลายครั้งที่ไม่กำหนดเป้าให้ตรงกันอย่างชัดเจน คิดเอาว่ามีเป้าหมายตรงกัน ต่างฝ่ายต่างทำอะไรมากมาย ใช้ทรัพยากร ใช้เวลา แรงกาย แรงใจ แต่สุดท้าย อาจไปคนละทิศ เดินคนละทาง แล้วอาจพาลคิดไปว่าอีกฝ่ายไม่ให้ความร่วมมือ เป้าหมายที่ว่า จึงต้องได้รับความเห็นชอบร่วมกันตั้งแต่ก่อนก้าวเดิน
- ให้คิดเสมอว่า #ทุกคนพร้อมทำหน้าที่ เป็นสมมติฐานต้นที่จะทำให้เราได้รับความร่วมมือมากที่สุด เพราะมันจะทำให้เราเห็นช่องว่างหรือเห็นสิ่งที่จะช่วยเติมเต็มให้เกิดความร่วมมือได้ หากคิดว่ามีฉันคนเดียวที่เห็นความสำคัญต่อสิ่งนั้นๆ ก็จะทำให้เรามองไม่เห็นเพื่อนที่สามารถเดินเคียงไปกันได้ ความคิดเป็นพลังงานที่ส่งถึงกันได้ แม้บางทีไม่ได้พูดคำนั้นออกมาก็ตาม
- ตอบเขาให้ได้ว่า #ให้ทำอะไร เป็นคำถามแรกของคนที่รวมตัวกันใหม่ บางคนชอบให้บอกขั้นตอนมาเลยพร้อมปฏิบัติตาม บางคนขอแค่วัตถุดิบที่เหลือจะลงมือปรุงเอง หรือบางคนอาจขอคิดสูตรเอง เราจึงต้องเตรียมตุ๊กตาที่บอกขั้นตอนให้ชัดเจน และบอกได้ว่าขั้นตอนไหนหรือเครื่องปรุงใดที่ขาดไม่ได้เด็ดขาด เพื่อให้ทุกคนสามารถปฏิบัติในแต่ละขั้นได้อย่างสอดคล้องกับเป้าหมายมากที่สุด เช่น เป้าหมายคือผัดกระเพรา 1 จาน สิ่งที่ขาดไม่ได้เด็ดขาด ก็ควรเป็นใบกระเพรา และหากเราต้องการให้ใส่ใบกระเพราะเป็นขั้นตอนสุดท้าย เพื่อให้มันยังเขียวสดน่าทาน ก็ต้องระบุเป็นเงื่อนไขสำคัญลงไปด้วย
- ระลึกเสมอว่า #สารแรกสำคัญที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับผู้ปฏิบัติหน้างาน เพราะคนมักจดจำสารที่ได้ยินครั้งแรก หากมีการเปลี่ยนแปลง ต้องสื่อสารใหม่ทุกครั้งและยืนยันให้แน่ใจว่าทุกคนทราบการเปลี่ยนแปลงนี้ ดังนั้น ก่อนสื่อสารขั้นตอนปฏิบัติ ฝ่ายบริหารต้องคิดมาดีแล้ว ตกลงร่วมแต่ละฝ่ายชัดเจนแล้ว เห็นร่วมกันแล้ว เพราะการเปลี่ยนไปเปลี่ยนมามีผลต่อความรู้สึก ก่อให้เกิดความยุ่งยาก เข้าใจผิดและอาจทำให้เสียทรัพยากรเกินความจำเป็น
- #พร้อมปรับแก้และขอโทษ แน่นอนว่าเราไม่สามารถทำทุกอย่างให้ถูกต้องและเหมาะสมเสมอไป บางอย่างอาจสร้างให้เกิดความกระทบใจใครบ้าง การรับรู้และรับฟังจึงสำคัญมาก บางครั้งแม้เขายังไม่ทันพูด หรือพูดขึ้นเล็กน้อย หากเราจับสัญญานได้ ให้รีบแก้ไข รีบพูดคุย รีบสื่อสาร ก่อนที่ทุกอย่างจะลุกลามใหญ่โต ถ้าเราไม่เคยเห็นเลย ไม่เคยรู้เลย จนกระทั่งวันที่เกือบพัง หรือพังลงแล้ว เป็นได้ว่าต่อมรับรู้หรือจับสัญญานของเราไม่ทำงาน คงต้องรีบขอโทษและทำความเข้าใจเพื่อฟื้นฟูหรือกู้คืนมันกลับมา แต่ถ้าสุดเยียวยา ก็คงต้องยอมรับและให้สิ่งเหล่านั้นเป็นบทเรียน เพื่อเริ่มใหม่ได้ดีกว่าเดิม
